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什么合同适合尽职调查(合同管理)

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在商业活动中,合同是交易的基础性文件,其重要性不言而喻。

但是,对于笔者负责的纠纷案件和被审查的数千份合同,许多企业对“合同管理”没有引起足够的重视。

没有专职合同管理人员,大量合同分散在不同员工手中合同签署没有流程,合同履行没有跟踪,合同终止没有存档。 合同都是基于自觉自愿进行的。

合同管理不是小事,大到千亿,小到一百千,都要受到周密的管理。 企业能否有效管理合同直接影响着企业的交易目的能否实现,进而影响着交易风险能否有效管理。

01

合同签署没有过程

现实中,很多企业没有管理客户,没有等级,甚至没有基本的信用调查,到了诉讼的时候才意识到对方是空壳公司,不能交易,或者资格证书和营业执照是虚假的。

合同签订过程中没有手续,没有立案、审查、会署、批准,盖章也随意性强,没有采购、销售部门章、中缝章,受托签字代理人没有委托书,名称书写不完整等; 合同签署后,无分类、无编号、无专业文件编制等。

02

合同履行没有跟踪

合同签署后,交易才刚刚开始。 一份合同往往需要多部门的协助,对其中的履约节点,如交货、收货、检验、通知、不可抗力等,要及时跟踪,留下证据资料。

但是,很多企业是各部门单独行动,对于一个合同,没有主管部门主导,也没有合作部门协助。 对履约节点没有足够的重视,导致了我方违约和权益损害。

例如,交货结束,没有进行有效文件的保留,对方不承认; 收到货物后,未立即进行检验或检验后未立即提出异议,已过检验期; 因未支付租金、支付货款、支付股权转让金等承担违约责任。

03

合同终止无存档

一份合同从无到有,在整个过程中留下痕迹,不仅可以明确企业管理规范,而且在发生纠纷时也可以更好地保护己方的合法权益。

但是,许多企业对合同没有归档意识,在发生纠纷时才发现许多合同和文件丢失了。 此时,即使有神的力量,也不能回到天上。

律师支持

01

在合同上签名

对客户进行信用调查,进行信用管理,大宗交易可以委托专家进行尽职调查。

合同文本由法务专家或律师审查,经常进行合同的示范化、模板化。

合同的成立、会署、盖章应当建立程序或者制度,特别是盖章应当由负责人负责登记。

02

履行合同

合同的履行应当由负责人跟踪,整理交易节点,及时提醒自己按期按期履行。

对方未按时按质量履行履约保证的,应当及时督促证据,予以保留。

在行使不安抗辩权、先履行抗辩权、合同解除权等方面必须留下证据。

合同的变更、转让等必须签署书面协议。

03

合同终止

及时存档、扫描、保存、出借、归还电子文件进行登记。

及时履行合同附带的义务。

04

信息化管理

在企业有条件的情况下,建议对合同进行信息化管理,定制适用于企业自身的合同管理系统。

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